Особо ценные документы, 2,5 миллиона единиц хранения и полвека на оцифровку: интервью с главным хранителем фондов госархива Тульской области

В России 10 марта отмечают свой профессиональный праздник работники архива. Тульская служба новостей поговорила с главным хранителем фондов Государственного архива Тульской области Максимом Милениным. Он рассказал, как сегодня выглядит современный архив.

Изменилась ли работа архивов за время их существования?

Если брать всю историю существования архивов, то, безусловно, работа изменилась. Современные технологии, методы изучения архивной и общеисторической информации шагнули вперед. Архивное дело не отличается от других сфер общественной жизни, которые зависят во многом от информационных технологий.

Современный архив – это не тот, который был 100, 200, может быть, 300 лет назад, хотя, если посмотреть в общем, то исходная, самая главная функция осталась та же – это хранение документов. Мы ее так же выполняем много веков спустя.

Я лично считаю, что наш архив является преемником тех структур, тех первых ведомственных архивов, которые появились еще по указу Екатерины Второй в 1777 году. Архивы менялись на протяжении столетий. Таким какой он есть сейчас, он стал чуть более века назад — после декрета Ленина о централизации архивов в 1918 году.

Стоит отметить, что сотни лет назад в архиве работало фактически три человека, не больше. Это был титанический труд по сбору материалов. Естественно, сейчас мы занимаемся не только комплектованием – приёмом документов. Мы их храним и обеспечиваем учет.

Именно в последние 20 лет посетители стали активно пользоваться архивными источниками. Мы даем доступ пользователям по разным вопросам. Это может быть генеалогия (исследование семейного рода), изучение истории населенных пунктов на территории Тульской губернии (сел, деревень, городов и прочих мест). Это может быть вообще любой исторический вопрос, связанный с Тулой, территорией Тульской губернии.

Как Вы стали работником архива?

Я, как и большинство сотрудников архива, попал сюда случайно, что называется, по объявлению. Абсолютно не зная, что такое архив, какая сфера меня ожидает, даже какая у меня будет работа здесь.

Дело в том, что в Туле на архивистов не учат, так как это очень узкая специальность.

В нашем городе большой потребности в архивистах не было очень долгое время, хотя сейчас мы действительно, как это называется, испытываем некий кадровый голод, например, в специалистах по реставрации.

Большинство наших сотрудников – это выпускники исторического, филологического факультетов различных вузов. Я и сам — магистр филологии.

Могу сказать однозначно – в архив приходят случайно и остаются далеко не все, так как это очень сложная структура. «Порог вхождения» очень высок. Прежде всего, это необходимость работать с ценными артефактами, с документами разных исторических периодов. Просто так взять и прочесть исторический документ, как книгу, невозможно.

К документу нужен специализированный подход, и этому подходу тоже учат. Архивистом становятся не сразу — пришел и трудоустроился. Проходит много-много лет, прежде чем сотрудник архива становится действительно настоящим архивистом, начинает понимать взаимосвязи, которые образуются внутри.

С чего начинают новые сотрудники?

Любой сотрудник, пришедший в архив, учит базу архивоведения. Если очень просто — то как документы размещаются в хранилищах, как их искать, как заказывать. У каждого документа, как у каждого человека, есть свое имя — свой уникальный шифр.

Из чего складывается этот шифр, что такое архивный фонд, что такое опись, как искать документы по описям – все это изучает человек в самом-самом начале.

Какие должны быть навыки человека, который пришел работать в архив?

В архиве сейчас насчитывается более десяти отделов. Каждый занимается своей очень узкоспециализированной архивной деятельностью. Это может быть комплектование, создание научно-справочного аппарата, научно-методическая работа, использование, обеспечение сохранности. Для каждого вида деятельности есть определенные требования.

Например, для хранителя очень важно быть аккуратным, четким, грамотным: соблюдать все порядки при выдаче дела, чтобы не повредить его, не потерять его в хранилище.

А были ситуации, когда теряли документы?

Очень много документов было утрачено в процессе переездов архива, потому что у нас до сих пор нет, и в ближайшее время не ожидается, единого централизованного здания, которое мы просим с 1918 года.

Сегодня одной из глобальных баз данных является Интернет. Можно ли весь архив, который есть в Тульской области, сделать «в цифре»?

Все документы мы сможем оцифровать, но есть огромное «но». Оно измеряется в 2,5 миллиона единиц хранения — 2,5 миллиона архивных дел, которые находятся на хранении сейчас. Одно архивное дело может заключать в себе от 1 до 5000 листов.

Сколько сегодня оцифровано?

Сейчас оцифровано меньше 2%. Активный процесс оцифровки начался в 2014 году. С каждым годом мы приобретаем все больше и больше оборудования для оцифровки — профессиональных архивных книжных сканеров.

Если вы в таком же темпе продолжите оцифровку, сколько нужно на это время, чтобы оцифровать всю базу?

Если взять темпы, которые у нас сейчас, с которыми мы приобретаем оборудование, думаю это порядка 25-50 лет. Однако простой оцифровки недостаточно. Архивный документ отличается от любого другого документа спецификой и подходом к нему.

Мало того, что мы это все оцифруем, в массе оцифрованной информации необходимую еще нужно найти. Для этого важно создать огромную базу данных, в ней же — организовать цепи и привязки, по которым мы сможем искать документы. И эта база данных уже есть. Она создается вместе с цифровизацией архивных дел и называется «Централизованная система управления архивами Тульской области».

Как правильно назвать работника архива?

Работник архива – это архивист. И очень часто архивистов называют архивариусами. Я всех призываю четко разграничить и не путать два этих понятия. Архивариус – это человек, который занимается архивами в организации, в учреждении или в ведомстве.

Как только документ из организации поступает в Государственный архив, им уже занимаются архивисты. Среди сотрудников госархива далеко не все архивисты. У нас есть археографы — это специалисты по архивному описанию документов, палеографы – это специалисты, которые могут читать палеографически сложные тексты — рукописи XVII, XVIII, XIX веков. Это также специалисты по прочтению документов и по их атрибуции. Есть люди, которые занимаются оцифровкой — это операторы сканирования.

Специалисты, которые занимаются реставрацией и консервацией документов — это художники-реставраторы и переплетчики.

Сегодня архивист занимается с бумажным делом, а как скоро архивисты станут айтишниками?

Никогда. Никогда! Архивисты будут архивистами. Неважно — дело оцифровано, или хранится на полке в архиве, наша основная функция его сохранить.

То есть профессия архивиста не умрет?

Конечно, нет. Она будет трансформироваться. Сейчас активизировалась работа многих IT-корпораций по вхождению в архивы, но пока это очень сложно. Наша задача — это действительно сделать поиск архивной информации проще и доступнее.

Мне кажется, наше современное поколение детей не очень понимает ценность бумаги. Как объяснить ценность документа?

В архиве ценится не только информация, которая содержится на листе архивного документа, но и сама бумага — носитель. Когда-то она была создана и несет в себе огромное количество информации. Бумага была разная, в течение столетия она создавалась по-разному.

Для исследователей это источник ценной информации.

У вас, как у главного хранителя, есть документ, о котором хочется рассказать?

Я могу рассказывать о любом документе, находящемся на хранении в Государственном архиве, поскольку они все для меня одинаково важны и ценны. Тем не менее, нормативно все они делятся на три категории – ценные, особо ценные и уникальные.

Сведения в особо ценных делах отражают важные исторические события, также в них могут содержаться значимые данные: подписи, пометы или сведения, которых больше нигде не найти. Так, большинство метрических книг относятся к категории особо ценных, поскольку они являются важным генеалогическим источником.

Из категории особо ценных выделяют документы, которые вносятся в реестр уникальных. Таких очень мало, порядка 700 документов, они находятся на обособленном хранении в сейфе. Ключ от сейфа есть только у главного хранителя, заместителя директора и директора архива.

Эти документы нельзя никому показывать, почему?

Потому что это очень древние документы XVI – XVII веков. Они очень сложны для прочтения, для понимания, и из-за своей истории, из-за своего возраста крайне ценны. К уникальным так же относятся и документы с автографами известных исторических персон – писателей Толстого и Тургенева, художника Поленова, купца Ваныкина и многих других.

Считается, что сотрудник архива и архивист достаточно скучная профессия. Так ли это?

Да, обычно работника архива представляют сидящего среди полок в пыли, но архив – это очень молодая организация, если посмотреть на наших сотрудников. К нам приходит молодежь, которая интересуется историей. Для них архив – это поиск, это постоянное приобретение новых знаний, а потому и скучной эту работу не назовешь.

Среди работников архива больше мужчин или женщин? И вообще есть ли какая-то гендерная расположенность?

Была, поскольку архивист – не самая высокооплачиваемая работа, среди сотрудников архива было гораздо больше женщин в советский и постсоветский периоды истории. Но времена изменились. Сегодня в архиве работают замечательные люди: и мужчины, и женщины. Историки, классные специалисты — выдающиеся жители Тульской области. Они не просто люди, которые пришли, что называется, «отсидеться за зарплату». Это энтузиасты своего дела. И в каждую эпоху были такие специалисты.

Благодаря им и удалось сохранить архивные дела – настоящие памятники истории и культуры нашего региона.

Ранее Тульская служба новостей рассказала о том, как архив помогает узнать о своей родословной.